Escritórios virtuais

Na hora de planejar a criação de uma empresa, questionamentos sobre o lugar onde ela será estabelecida sempre aparecem na cabeça do empreendedor. Às vezes, o problema do local é até solucionado rapidamente, mas então surgem outros, como distância, deslocamento e os gastos com instalação. Pensando em dinamizar o tempo, reduzir os custos e facilitar a implantação do empreendimento, a solução para alguns é trabalhar dentro da própria casa, através dos chamados “Escritórios Virtuais”. As vantagens são muitas, mas é preciso ter responsabilidade ao utilizar o “lar-doce-lar” como sede dos negócios.

Felipe Almeida, diretor da empresa de design para web Terreno Digital, a princípio acreditou que seu empreendimento online poderia ter algumas limitações. Com o andamento dos negócios ele percebeu o contrário, e utilizou fartamente os mecanismos disponíveis na internet para se relacionar com os colaboradores, atingir os clientes e alavancar as vendas. A empresa contrata “freelancers” de diversas cidades do país. “E quanto aos clientes, esses, sim, são de várias cidades (Rio de Janeiro, São Paulo, Brasília, Londrina, Curitiba…) e até de fora (Portugual, China e USA)”, completa o empreendedor.

Foto: Stock Xchng

Ferramentas profissionais de administração de negócios e controle de produção estão disponíveis a baixo custo e funcionam tão bem quanto as utilizadas nas grandes corporações. Gerar boletos online, controlar o estoque e efetuar transações bancárias são atividades comuns e facilitadoras neste tipo de empreendimento. São mecanismos automáticos que funcionam de maneira eficaz. “É como ter um gerente online sem precisar contratá-lo para estar fisicamente ao seu lado”, diz Felipe. Esses recursos são uma forma de economizar capital e fazem muita diferença para uma empresa iniciante.

Interação, possibilidades de negócio e visibilidade da empresa

A internet tornou possível a interação em tempo real de pessoas de diversos lugares do globo. Hoje é normal que profissionais de uma mesma equipe trabalhem perfeitamente sem reuniões ou contatos presenciais. Através de aplicativos como o Skype ou conferências telefônicas, assuntos importantes são resolvidos à distância. A empresa Terreno Digital soube utilizar estes recursos muito bem. Todos os membros da equipe moram em diferentes cidades e trabalham de seus computadores pessoais. A perda de tempo com deslocamentos e os gastos com passagens de avião e outros meios de transportes não são mais necessários. “O trabalho remoto funciona perfeitamente”, afirma Felipe.

As possibilidades de negócios virtuais são vastas. Desde design para sites até assessoria de imprensa, passando por vendas de compotas de doces e itens de beleza, todos podem contar com a web. A publicidade da empresa pode ser feita através de mídias sociais e blogs. Criar um perfil nas redes ajuda na promoção dos serviços e produtos, além de facilitar a interação com o cliente. Esses e outros recursos são gratuitos e utilizá-los com responsabilidade garante a visibilidade da empresa de forma eficaz e sem acarretar custos. O capital economizado pode ser investido em outras áreas do empreendimento a fim de incrementar sua receita.

Os empresários que comercializam produtos físicos podem fazer uso de sites de vendas e pagamentos. A vantagem de utilizar esse serviço é contar com sua credibilidade e a garantia oferecida na comercialização dos itens. O próprio site cuida dos pagamentos através de um sistema seguro e sem burocracia. Os compradores desfrutam de facilidades como o parcelamento do valor no cartão de crédito e são atraídos pelo conforto de conversar com o vendedor sem precisar sair de casa. As encomendas são enviadas por Correios ou Sedex e a compra pode ser recebida em menos de 24 horas.

Organização e Rentabilidade

Trabalhar em casa garante economia de tempo e dinheiro. Poder montar o próprio horário é um fator relevante para quem realiza muitas atividades ao longo do dia. Outra vantagem é não perder as horas que seriam gastas no caminho de ida e volta do trabalho. “O trabalho em casa permite que sobre mais tempo para as atividades pessoais. Quando falo para um funcionário que ele trabalhará 6 horas por dia, são 6 horas somente, pois ele pode acordar e ir direto para o computador iniciar suas tarefas, sem perder tempo se deslocando”, diz o diretor da Terreno Digital.

Mas para ter sucesso num escritório virtual são imprescindíveis responsabilidade e organização. Ter condições de estabelecer uma conversa em casa tranquilamente, sem ruídos e interferências externas é essencial. Fazer o próprio horário é ótimo, mas é necessário cumpri-lo com pontualidade. Mesmo que a pessoa não tenha nada para fazer no dia, existem clientes eventuais que podem aparecer querendo uma informação por Skype ou telefone e a ausência de atendimento neste momento pode resultar numa venda a menos.

Após iniciar a empresa e contar com o computador para estabelecer um escritório virtual, é interessante verificar a possibilidade de legalização do empreendimento de acordo com sua categoria. O Blog Desafio SEBRAE publicou matérias sobre o assunto . A formalização traz diversos benefícios para o microempreendedor. Começar em casa pode ser uma ótima maneira de transformar uma pequena empresa em um grande negócio de sucesso.

Fonte: Desafio Sebrae